Принципи тайм-менеджменту: помилки і прості способи управління часом

тайм-менеджмент

Основні помилки і принципи тайм-менеджменту в роботі і житті. 5 способів правильно налаштувати свій тайм-менеджмент

У списку soft skills важливе місце займає тайм-менеджмент. В інтернеті безліч матеріалів на тему, що таке тайм-менеджмент і чому він такий важливий у роботі. Але варто поговорити про те, які головні помилки допускаємо і про основні способи управління часом, які визначають важливі принципи тайм-менеджменту. Від цього залежить наш успіх і старанність на роботі.

Що таке тайм-менеджмент

Time management (“управління часом” в перекладі з англійської) – це процес планування і усвідомленого контролю часу, що витрачається на певні види діяльності, особливо цінний для підвищення ефективності, результативності та продуктивності.

Принципи тайм-менеджменту допомагають нам вирішувати як використовувати свій час, щоб максимізувати нашу продуктивність в досягненні певних короткострокових та довгострокових цілей.

Якщо ви до цих пір не розумієте як все встигнути і не перевантажувати свій організм, але бути корисним співробітником, тоді у нас є корисні підказки для тебе. Є декілька способів, які допоможуть більш ефективно розпоряджатися своїм часом. Тут і прийде на допомогу концепція свідомого управління часом.

Помилки в тайм-менеджменті

  1. Список справ

Складання списку справ – це непогано, але важливіше складати список пріоритетних справ. До цього всього списку важливо прикріплювати конкретний відрізок часу. Якщо ж ви пишете список, наприклад, з 20 справ, і з них 15 – другорядних, тоді виростає ймовірність, що ними і закінчите, а до важливих так і не перейдете.

  1. Часта перевірка пошти і чатів в соціальних мережах

Цей відволікаючий фактор, здавалося б, не займає багато часу, але може зруйнувати всі ваші плани і відволікти від основних завдань.

  1. Багатозадачність

Добре, якщо у вас виходить займатися кількома речами одночасно, але тоді ви можете допускати помилки в кожній із цих справ. Краще використовувати багатозадачність для дрібних завдань, які не вимагають великої кількості часу і можуть виконуватися вами на автоматі.

  1. Робота в колективі, де вас постійно відволікають

Крім соціальних мереж і пошти, дратівливим фактором можуть бути колеги. Ви повинні розставити пріоритети так, щоб колеги не змогли впливати на ваш робочий графік або виділити час на рішення поточних завдань чи спілкування зі співробітниками.

  1. Перевірка електронної пошти вранці

Вранці найкраще вирішувати складні першорядні завдання, а тільки потім звертати увагу на пошту і наступні завдання або проблемні питання.

Принципы тайм-менеджмента

принципи тайм-менеджменту
принципи тайм-менеджменту

Є кілька ключових факторів, які дозволять вам швидко організувати свій час, а значить і себе. Ви навіть зможете точно зрозуміти скільки вільного часу у вас в запасі і органічно його розподілити.

Так ось, тайм-менеджмент полягає у наступному:

Правильне попереднє планування запобігає погані показники

Список запланованих справ – це ваша карта завдань, по якій ви будете йти день за днем для досягнення поставленої мети. Ви повинні окреслити для себе на папері все те, що необхідно виконати. Далі цей список розформувати на першорядні і другорядні завдання. Після чого спланувати свій місяць, тиждень, день. Працюйте за принципом від довгострокового до короткострокового.

Визначення головного

Для складання будь-якого плану необхідно зрозуміти до якого результату ми рухаємося або хочемо рухатися. Тоді не буде проблем в складанні списку справ, а в подальшому не виникне проблем із формуванням структури важливого завдання на підзадачі. Вам буде легко визначити час на вирішення всіх поставлених завдань і врахувати ризики, які відтягнуть терміни вирішення проблеми.

Закон примусової ефективності

Доведено, що кидаючи справу і повертаючись до неї в черговий раз людина знижує свою продуктивність на 5%. Може вам здасться цей показник не таким значним, але це відтягує момент виконання, а значить збільшує кількість часу витрачений на доведення його до свого завершення. Якщо ви націлені на продуктивність, тоді важливо змусити себе не реагувати на дратівливі чинники і змушувати себе реалізовувати свій план не відходячи від графіка.

Задати собі три питання і дати на них відповідь

  • Які справи найважливіші і цінні?
  • Що можу зробити я і тільки я?
  • Як використовувати свій час із найбільшою користю?

Давши відповіді на ці питання ви зрозумієте, які пункти плану необхідно внести, в якому порядку і наскільки вони зможуть наблизити вас до успішного досягнення поставленої мети. До того ж, це допоможе вам визначитися з необхідністю або можливістю делегувати якісь доручення для більш швидкого і ефективного отримання результату.

Насамперед “з’їсти жабу”

Найскладніше робити вранці. Адже у кожного з нас є та частина роботи, до якої нам треба морально готуватися. А через це ми відкладаємо важливу справу на потім. Так робити не можна. Все “найгірше” треба зробити відразу, а потім переходити до інших пунктів плану.

Поради з тайм-менеджменту

  • Створіть тимчасової аудит ваших справ.
  • Перед зустрічами визначте бажані результати.
  • Обмежте час виконання завдань.
  • Плануйте наступний тиждень з неділі.
  • Складіть щоденний план.
  • Додайте “список виконаних завдань” в свій список справ.
  • Виконуйте найважливіші і складні справи з ранку.
  • Не відволікайтеся.
  • Намагайтеся не виконувати одночасно кілька завдань.
  • Вирішуйте завдання зараз, а не чекайте поки прийде натхнення
  • Не прагніть до досконалості.
  • Приділяйте увагу результату і не зациклюйтеся на дрібних деталях.
  • Плануйте перерви між завданнями.
  • Максимально використовуйте час очікування.
  • Виділяйте час на фізичні вправи.
  • Спіть.
  • Використовуйте свій календар.
  • Заплануйте час для відпочинку.
  • Навчіться говорити ні.
  • Приходьте раніше на роботу.
  • Не відповідайте на телефонний дзвінок тільки тому, що він дзвонить.
  • Перетворіть свою систему в звички.

Все це допоможе вам не тільки в роботі, але і в житті. Коли ми навчимося виділяти головні завдання і розставляти пріоритети, ми зможемо позбутися від непотрібних і даремних звичок. Це ж допоможе нам стати більш успішним і не вимагати 48 годин у добі.

Рубрики: Навики
Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (Пока оценок нет)
Loading...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *