Принципы тайм-менеджмента: ошибки и простые способы управления временем

Основные ошибки и принципы тайм-менеджмента в работе и жизни. 5 способов правильно настроить свой тайм-менеджмент

В списке soft skills важное место занимает тайм-менеджмент. В интернете уйма материалов на тему, что такое тайм-менеджмент и почему он так важен в работе. Но стоит поговорить о том, какие главные ошибки допускаем и об основных способах управления временем, которые определяют главные принципы тайм-менеджмента. Ведь от этого зависит наш успех и исполнительность на работе. 

Что такое тайм-менеджмент

Time management (“управление временем” в переводе с английского) – это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные виды деятельности, особенно ценен для повышения эффективности, результативности и производительности.

Принципы тайм-менеджмента помогают нам решать как использовать свое время, чтобы максимизировать нашу продуктивность в достижении определенных краткосрочных и долгосрочных целей.

Если вы до сих пор не понимаете как все успеть и не перегружать свой организм, но быть полезным сотрудником, тогда у нас есть полезные подсказки для тебя. Есть пару способов, которые помогут более эффективно распоряжаться своим временем. Тут и придет на помощь концепция сознательного управления временем.

Ошибки в тайм-менеджменте

1. Список дел

Составление списка дел – это неплохо, но важнее составлять список приоритетных дел. Все это важно обозначать конкретным часовым отрезком времени. Если ж вы пишите список, к примеру, из 20 дел, и из них 15 – второстепенных, тогда вырастает вероятность, что ними и закончите, а к важным так и не перейдете.

2. Частая проверка почты и чатов в социальных сетях

Этот отвлекающий фактор, казалось бы, не занимает много времени, но может разрушить все ваши планы и отвлечь от основных задач.

3. Многозадачность

Хорошо, если у вас получается заниматься несколькими вещами одновременно, но тогда вы можете допускать ошибки в каждом из дел. Лучше использовать многозадачность для мелких задач, которые не требуют большого количества времени и могут выполняться вами на автомате. 

4. Работа в коллективе, где вас постоянно отвлекают

Помимо социальных сетей и почты, раздражающим фактором могут быть коллеги. Вы должны расставить приоритеты так, чтобы коллеги не смогли влиять на ваш рабочий график или выделить время на решение поточных задач или общение с сотрудниками.

5. Проверка электронной почты утром

Утром лучше всего решать сложные первостепенные задачи, а только потом обращать внимание на почту и последующие задания или проблемные вопросы. 

Принципы тайм-менеджмента

Есть несколько ключевых факторов, которые позволят вам быстро организовать свое время, а значит и себя. Вы даже сможете точно понять сколько свободного времени у вас в запасе и органично его распределить.

Так вот, тайм-менеджмент заключается в следующем:

Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели

Список запланированных дел – это ваша карта задач, по которой вы будете идти изо дня в день для достижения поставленной цели. Вы должны очертить для себя на бумаге все то, что необходимо выполнить. Дальше этот список расформировать на первостепенные и второстепенные задачи. После чего спланировать свой месяц, неделю, день. Работайте по принципу от долгосрочного к краткосрочному.

Определение главного

Для составление любого плана необходимо понять к какому результату мы движемся или хотим двигаться. Тогда не будет проблем в составлении списка дел, а в дальнейшем не возникнет проблем сформированием структуры важной задачи на подзадачи. Вам будет легко определить время на решение всех поставленных задач и учесть риски, которые оттянут сроки решения проблемы. 

Закон принудительной эффективности

Доказано, что бросая дело и возвращаясь к нему в очередной раз человек снижает свою продуктивность на 5%. Может вам покажется этот показатель не столь значительным, но это оттягивает момент выполнения, а значит увеличивает количество времени затраченное на доведения его до своего завершения. Если вы нацелены на продуктивность, тогда важно заставить себя не реагировать на раздражительные факторы и заставлять себя реализовывать свой план не отходя от графика.

Задать себе три вопросы и дать на них ответ

• Какие дела самые важные и ценные?
• Что могу сделать я и только я?
• Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Дав ответы на эти вопросы вы поймете, какие пункты плана необходимо внести, в каком порядке и насколько они смогут приблизить вас к успешному достижению поставленной цели. К тому же, это поможет вам определиться с необходимостью или возможностью делегировать какие-то поручения для более быстрого и эффективного получения результата.

Первым делом “съесть лягушку”

Самое сложное делать утром. Ведь у каждого из нас есть та часть работы, к которой нам надо морально готовиться. А из-за этого мы откладываем важное дело на потом. Так делать нельзя. Все самое нелюбимое надо сделать сразу, а потом переходить к остальным пунктам плана.

Советы по тайм-менеджменту

• Создайте временной аудит ваших дел.
• Перед встречами определите желаемые результаты.
• Ограничьте время выполнения задач.
• Планируйте следующую неделю с воскресенья.
• Составьте ежедневный план.
• Добавьте “список выполненных задач” в свой список дел.
• Выполняйте самые важные и сложные дела с утра.
• Не отвлекайтесь.
• Старайтесь не выполнять одновременно несколько задач.
• Решайте задачи сейчас, а не ждите пока придет вдохновение
• Не стремитесь к совершенству.
• Уделяйте внимание результату и не зацикливайтесь на мелких деталях.
• Планируйте перерывы между задачами.
• Максимально используйте время ожидания.
• Выделяйте время на физические упражнения.
• Спите.
• Используйте свой календарь.
• Запланируйте время для отдыха.
• Научитесь говорить нет.
• Приходите пораньше на работу.
• Не отвечайте на телефонный звонок только потому, что он звонит.
• Превратите свою систему в привычки.

Все это поможет вам не только в работе, но и в жизни. Когда мы научимся выделять главные задачи и расставлять приоритеты, мы сможем избавиться от ненужных и бесполезных привычек. Это же поможет нам стать более успешным и не требовать 48 часов в сутках.